このページのリンクにはプロモーションが含まれています。
- 転職時に必要な書類に関する全知識
- 公的手続きに必要な書類について
- 書類を郵送する時のマナー
転職を検討する際に…
『転職までに用意しておく書類ってあるのかな…？』
『そもそも、退職から入社するまでに必要な手続きって、何があるんだろう？』
…と悩んでいませんか？
この記事では、転職を控えてる人に向けて、退職時に返却すべきものから転職時に必要な書類まで、説明を交えて紹介していきます！
この記事を読めば、退職から転職までに必要な書類が分かり、今持っている迷いをなくして転職を迎えられますよ！
ジャンプできる目次
これで安心！転職時に必要な書類の全チェックリスト
転職時に必要な書類をまとめたので、まずはこちらをご覧ください！
※タップすると大きくなります
会社によって必要書類は変わってきますが、主に必要とされているものを一覧にしました！
基本的には、このチェックリストを確認すれば問題ないですよ！
転職先が決まっていない場合は、これらの書類を一つにまとめておくと安心ですね！
まずは、退職時に返却すべき書類や備品についてお伝えします！
退職時に返却すべき書類や備品まとめ
事前に返却物のチェックリストを作ることで、不備なく返却出来るので退職後のトラブルなどを防げますよ！
退職時に返却すべきものは、次の8つです！
- 健康保険被保険者証
- 会社入り口のセキュリティカード
- 社章や身分証明書
- 自分の名刺
- 通勤定期
- 制服や事務用品、パソコンなど
- 業務のマニュアルや書類
- ロッカーやデスクの鍵
一つずつ詳しく見ていきましょう！
返却物1｜健康保険被保険者証
一般的に転職する際は現在の加入先を脱退し、転職先で新たに加入する必要があります。
そのため、現在使用している健康保険被保険者証は退職先に返却しましょう。
健康保険の加入先は会社によって異なるため、不安な人は健康保険被保険者証を扱っている人事部の人に確認してみましょう。
返却物2｜会社入り口のセキュリティカード
会社で鍵やセキュリティーカードが渡されている場合は、最終出勤日に返却しましょう。
返却し忘れた場合は、退職先の人事部に処分方法や返却方法を確認しましょう
返却物3｜社章や身分証明書
社章や身分証明書など、会社の社員であることを証明するものは、全て退職時に返却しましょう
返却物4｜自分の名刺
名刺の返却は会社によります。
返却する場合は、会社名の入った自分の名刺だけでなく、取引先と交換した名刺も求められる場合があります。
名刺には個人情報が多数記載されているので、取り扱いには十分注意しましょう！
返却物5｜通勤定期
現物支給されている場合は、退職日に会社に返却しましょう。
定期代を支給されている場合は、定期代の返金方法などを確認しておきましょう。
返却物6｜制服や事務用品、パソコンなど
制服や事務用品、パソコンなど会社の経費で購入したものは、退職日までに会社に返却しましょう。
会社の経費で購入したものは会社の所有物なので、ペンやノートなどの小物であっても返却するようにしましょう。
返却物7｜業務のマニュアルや書類
会社が所有している資料やマニュアルなどの書類も、個人で処分せずに退職日までに返却しましょう。
所有したままだと、情報漏洩など問題になる可能性があります。
返却物8｜ロッカーやデスクの鍵
使用しているロッカーやデスクの鍵は、返却を忘れやすいので忘れずに返却しましょう！
まとめると次の通りです！
- 健康保険被保険者証
- 会社入り口のセキュリティカード
- 社章や身分証明書
- 自分の名刺
- 通勤定期
- 制服や事務用品、パソコンなど
- 業務のマニュアルや書類
- ロッカーやデスクの鍵
鍵やセキュリティーカードも返し忘れないように、気を付けないと…！
会社の資料には引継ぎに必要な情報も多くあるでしょう。
退職後に会社から連絡が来ることの無いように、よく確認して全て返却しましょう！
次に、転職時に必要な書類についてお伝えします！
転職時に必要な15の書類に関する全知識
書類を無くしたり、用意が遅くなってしまわないように、事前に必要書類を確認しておきましょう！
必要書類の受取先には、次の3つが考えられます。
- 退職する会社から受け取る書類
- 転職先から受け取る書類
- 退職先・転職先以外から受け取る書類
それぞれの受取先に分けて、必要書類の説明をしていきますね！
退職する会社から受け取る書類
受け取り方法と発行までの時間を確認しておくことで、受け取り忘れや紛失を防げますよ！
- 雇用保険被保険者証
- 年金手帳
- 源泉徴収票
- 健康診断書
- 退職証明書
それでは一つずつ見ていきます。
退職時に受け取る書類1｜雇用保険被保険者証
提出時期：入社時
雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入するために必要な書類です。
原本は会社が保管していることもあれば、自分で保管している場合もあります。
会社が保管している場合は退職時に返還されるので、手元で保管しておき、そのまま転職先に提出しましょう。
保管場所がわからない場合は、在職中に確認を取っておきましょう。
万が一紛失してしまった場合は、ハローワークで次のような手続きを行えば再発行が出来ますよ！
情報が少ないと再発行に時間がかかる場合があるので、事前に確認しておきましょう。
◎必要なもの
- 印鑑
- 退職先の企業名
- 退職先の住所
- 加入期間（分かればでOK）
※ハローワーク自体が込み合っていることもあるので、余裕をもって確認・手続きを行うことをオススメします。
退職時に受け取る書類2｜年金手帳
提出時期：入社時
年金手帳は厚生年金保険の加入を証明するものです。
健康保険被保険者証と同じく、原本は会社が保管していることもあれば、自分で保管している場合もあります。
会社が保管している場合は退職時に返還されるので、手元で保管しておき、そのまま転職先に提出しましょう。
保管場所がわからない場合は、在職中に確認を取っておくとスムーズに準備が出来ます。
年金事務所と住所地の市区町村役場では、顔写真付きの本人確認書類を持っていけば、即日発行してもらえます。
手続きは郵送でも可能ですが再発行に1か月程度かかるので、急ぎの場合は直接足を運びましょう。
◎配偶者の不要に入っている場合（国民年金第3号被保険者の場合）
「配偶者の勤め先」または「配偶者の勤務する事務所の所在地を管轄する年金事務所」で再発行手続きを行う必要があります。
「配偶者の勤務する事務所の所在地を管轄する年金事務所」となると分かりづらかったり、郵送で対応する人も多いです。
必要期日までに用意するためにも、早めに再発行手続きを行うのが良いでしょう。
◎顔写真付きの本人確認書類
- 免許証
- パスポート
- 個人番号カード など
退職時に受け取る書類3｜源泉徴収票
提出時期：入社時
源泉徴収票は年末調整や確定申告の際に使用する書類です。
こちらは退職日当日ではなく、退職後に郵送などで送られることがほとんどです。
年末調整は1年ごとに行われるため、源泉徴収票の提出の有無は、離職した時期によって異なります。
離職した年に転職先へ入社する場合は、源泉徴収票の提出が必須となりますが、
離職した年以降に転職する場合は、源泉徴収票を提出する必要はありません。
会社によって年末調整のための書類提出日は異なるので、11～12月に転職する場合は会社で年末調整を行ってもらえるのか確認しましょう。
多くの会社で提出が必要な源泉徴収票ですが、会社によってはこちらから依頼しないと発行してくれない場合もあります。
また、ひどい会社だと依頼しても源泉徴収票を発行してくれない場合もあります。
退職してから源泉徴収票がもらいえない！という事態にならないためにも、在職中に発行してもらえるか確認しておきましょう！
また、源泉徴収票は発行に時間がかかる書類のため、退職後すぐ転職する場合は入社日までに間に合わないことが多いです。
事前に発行時期や発行期間を確認しておき、転職先に提出時期を伝えることでスムーズに入社手続きを進められるでしょう！
退職時に受け取る書類4｜健康診断書
提出時期：入社時
会社によっては健康診断書の提出を求められます。
健康診断後に各自に渡されている会社もありますが、会社が管理している場合は退職時にもらうか申請が必要になります。
スムーズに手続きを進めるためにも、転職先で健康診断書が必要になるのかと、会社から健康診断書をもらえるのかを確認しておきましょう。
自分で健康診断を受けることもできますが、会社の定期健診に準じた診断書が必要な場合もあるので、会社から診断書をもらうことをオススメします。
万が一、新たに健康診断を受ける必要がある場合は、実費になるのか、会社から費用を出してもらえるのいるのかなど、事前に確認しましょう。
退職時に受け取る書類5｜退職証明書
提出時期：入社時
前職の就業事実や、確実に離職していることを確認するために求められることがあります。
離職先からもらう離職届とは別のもので、自分から発行を求めない限り基本的には発行してもらえません。
社内手続きに時間がかかることも多いので、必要な場合は退職の1～2週間前までに申請しておくことをオススメします！
転職先から受け取る書類
事前に書類内容を把握しておくことで、家族の確認が必要な書類もスムーズに用意できますよ！
- 扶養控除等申告書
- 健康保険被扶養者異動届
- 給与振込先の届書
- 入社承諾書（誓約書）
- 雇用契約書
- 住民票記載事項証明書
- 身元証明書（身元保証書）
- 従業員調書
1つずつ詳しく見ていきます！
転職先から受け取る書類1｜扶養控除等申告書
提出時期：入社時
扶養控除申請書は、扶養控除や障害者控除、社会保険などの手続きの際に必要な書類です。
入社前に貰うこともあれば、入社時に記入を求められることもあります。
「扶養」と書いてありますが、独身の場合でも提出が必要なので、転職先から記入用紙を受け取ったら必ず記入して提出しましょう。
転職先から受け取る書類2｜健康保険被扶養者異動届
提出時期：入社時
健康保険扶養者異動届は、扶養家族がいる場合のみ提出が求められる書類です。
転職先から記入書類を受け取ったら、必要部分を記入して提出しましょう。
転職先から受け取る書類3｜給与振込先の届書
提出時期：入社時
給与の振込先を記入する書類で、入社前に渡される場合と初出勤日に記入をする場合があります。
会社によっては通帳のコピーも求められるので、その場合は併せて提出しましょう。
転職先から受け取る書類4｜入社承諾書（誓約書）
提出時期：入社前または入社時
「入社承諾書」は、転職先があなたの内定を承諾したことを伝える書類です。
「入社誓約書」と兼用になっている場合は、就業規則や秘密保持の順守などについても書かれています。
この書類は、入社前に書類を渡されて入社時に提出することが多いようですが、初出勤日に渡されて記入する場合もあります。
転職先から受け取る書類5｜雇用契約書
提出時期：入社前または入社時
雇用契約書は、雇用条件について書かれた書類です。
入社前に提出を求められる場合もあれば、初出勤日に記入・捺印をする場合もあります。
自分の雇用条件が記されている書類なので、よく内容を確認してから記入するようにしましょう。
転職先から受け取る書類6｜住民票記載事項証明書
提出時期：入社時
「住民票記載事項証明書」とは、「住民票」の項目のうち申請者が希望する項目のみを記載してもらうことができる書類のことです。
現住所が履歴書の内容と相違ないかを確認するための書類です。
記入書類自体は転職先が発行しますが、発行のためには役所で証明のための印鑑を押してもらう必要があります。
転職先から記入所が発行されなかった場合は、会社に必要項目を確認したうえで役所に行き、発行しましょう。
手続きの際は、書類以外に印鑑と本人確認書類が必要となるほか、発行手数料として200〜400円程度が必要となる場合があります。
発行方法が分からない場合は、人事や役所の人に書き方を確認してみましょう。
転職先から受け取る書類7｜身元証明書（身元保証書）
提出時期：入社時
身分を証明するための書類で、基本的には親族に署名・捺印してもらうことが多いです。
保証人の署名が必要なため、入社前に書類をもらうことがほとんどです。
親族が近くにいない場合や親族の署名が困難な場合は、保証人を探す必要があります。
全ての会社で提出が求められるものではないので、入社前に提出が必要かを確認しましょう。
提出に時間がかかりそうな場合は、いつまでなら待ってもらえるかも確認しておくと良いでしょう。
転職先から受け取る書類8｜従業員調書
提出時期：入社時
従業員調書は、家族情報などを記入する書類です。
履歴書で代用される場合が多いですが、まれに提出を求められることがあります。
入社前に書類を貰う場合もあれば、入社時に記入を求められることもあります。
退職先・転職先以外から受け取る書類
これらは必須書類ではありませんが、用意するのに時間がかかる場合があるので、早めに準備しましょう！
退職先・転職先以外から受け取る書類1｜卒業証明書
提出時期：入社時
第二新卒の転職時などに提出を求められることがあります。
卒業した学校で再発行できますが、郵送で対応してくれるところと、学校でしか手続きや受け取りが出来ないところがあります。
また、発行依頼をしてから受け取るまでに、2～7営業日ほどかかることが多いです。
提出日までに用意するためにも、事前に提出が必要か確認しましょう
退職先・転職先以外から受け取る書類2｜免許・資格関連の証明書
提出時期：入社時
就業にあたり、特殊な資格が必要な場合は「資格取得証明書」の提出を求められる場合があります。
万が一、証明書を無くしてしまった場合は再発行手続きを行いましょう。
まとめると次の通りです！
◎退職する会社から受け取る書類
- 雇用保険被保険者証
- 年金手帳
- 源泉徴収票
- 健康診断書
- 退職証明書
◎転職先から受け取る書類
- 扶養控除等申告書
- 健康保険被扶養者異動届
- 給与振込先の届書
- 入社承諾書（誓約書）
- 雇用契約書
- 住民票記載事項証明書
- 身元証明書（身元保証書）
- 従業員調書
◎退職先・転職先以外から受け取る書類
- 卒業証明書
- 免許・資格関連の証明書
書類を受け取る場所と準備する方法がよくわかりました！
たくさん書類があって困っていたので、助かります！
転職時の必要書類は多く、会社によっては初めて見る書類が必要になる場合もあります。
直前に焦ることの無いように、早いうちから確認・準備を始めましょうね！
次に、再就職までに期間が空く人が行う、公的手続きの書類についてお伝えします！
再就職まで間が空く場合｜公的手続きが必要な書類まとめ
場合によっては手当をもらえるので、事前に公的手続きについて確認することで、スムーズに手続きを行えますよ！
公的手続きが必要なものは、次の通りです！
- 雇用保険の給付
- 健康保険の給付
- 年金の変更
- 住民税の支払い
それでは、1つずつ詳しく見ていきましょう
公的手続きが必要な書類1｜雇用保険の給付
失業保険手当を受給するための手続きです。
退職時に受け取る「離職票」を持って、住所を管轄するハローワークへ行き、手続きを行います。
公的手続きが必要な書類2｜健康保険の給付
退職するとそれまで所属していた企業の健康保険からも外れるので、健康保険の変更手続きが必要です。
変更後も保険に加入する必要があるので、次の3つの中からいずれかを選んで加入しましょう。
- それまで入っていた健康保険の任意継続
それまで入っていた企業の健康保険を任意継続したい場合は、退職日の翌日から20日以内に加入していた健康保険組合の保険者に申請を行う - 国民健康保険への加入
国民健康保険に加入したい場合は、退職日から14日以内に居住市区町村役場の窓口で手続きを行う - 家族が加入する健康保険の被扶養者になる
家族が加入する健康保険の被扶養者になる場合は、被保険者である家族の会社を通して手続きを行う
健康保険の手続きについて詳しく知りたい人は、こちらの記事をご覧ください！
公的手続きが必要な書類3｜年金の変更
在職中は会社が年金の一部を負担していますが、退職すると全て自分で払う必要があります。
退職後も年金を支払う必要があるので、次の2つの中からいずれかを選んで加入しましょう。
1.国民年金の第1号の被保険者に切り替える
- 20～60歳の自営業や学生の人は第1号被保険者
- 国民年金を第1号被保険者に切り替えたい場合は、退職日の翌日から14日以内に住居の市区町村役場で手続きをする
2.配偶者の扶養に入る（第3号被保険者になる）
- 配偶者の扶養に入りたい場合は、配偶者の会社を経由して年金事務所で手続きをする
公的手続きが必要な書類4｜住民税の支払い
住民税の手続きは、退職月によって支払い方法が変わります。
詳しい方法は次の通りです。
◎1月～5月に退職した場合
- 5月までの住民税は退職時の給与から一括で天引きされ、6月に新たな納付書が届く
- 6月以降に転職先が決まっていなければ、納付書を使って普通徴収で支払う
- 6月までに転職先が決まった場合は、転職先で特別徴収に切り替える手続きを行う
◎6月～12月に退職した場合
- 退職月までの住民税が天引きされる
- 退職日の翌月以降は自宅に郵送される納付書を使って自分で納税を行う
支払い忘れのないように、よく確認しましょう！
まとめると次の通りです！
- 雇用保険の給付
- 健康保険の給付
- 年金の変更
- 住民税の支払い
これらの手続きは、退職前はすぐに行おうと思っていても、退職後は手続きが面倒に感じやすいです。
後回しにならないように、書類がそろい次第すぐに済ませるようにしましょう！
次に、転職時に必要な書類を郵送するときのマナーを紹介します！
転職時に必要な書類を郵送するときのマナー
郵送する時のマナーは、ビジネスマナーとして普段の仕事でも確認されるマナーなので、
入社後に困らないためにも、次の2点を覚えておきましょう！
それでは1つずつ説明していきます！
マナー1｜必ず送付状を添える
転職にかかわらず、ビジネスで書類を送る際は、必要書類の一番上に送付状を付けて送るのがマナーです。
内容は以下を押さえておけば、簡単なもので問題ありません。
- 送付した日付
- 宛先（会社名・部署名・担当者名）
- 差出人（住所・名前・電話番号・メールアドレス）
- 件名
- 本文
- 送付内容
次の画像を参考に、送付状を作成してみてください！
書類を送る際に一言添えてあることが大切なので、送付状の内容は定型文で問題ありません。
送付状の有無で、受け取った相手の印象が大きく変わる場合もあります。
マナーが無い人だと思われないためにも、送付状としてのマナーをしっかりと押さえておきましょう。
マナー2｜書類はクリアファイルにまとめる
書類を郵送するときは、受け取った相手が書類を取り出しやすいようにクリアファイルにまとめて封筒に入れましょう！
クリアファイルに入れることで、書類の取り忘れ防止や郵送時に雨で封筒が濡れてしまった場合の被害防止にもなります。
100円ショップでまとめて購入できるので、郵送する際は常に新しいクリアファイルを使用しましょう。
まとめると次の通りです！
- 必ず送付状を添える
- 書類はクリアファイルにまとめる
郵送する際は、送付状をつける必要があるんですね！
書類だけを送りたくなってしまいますが、送付状をつけることは社会人として知っておくべきマナーです。
ビジネスマナーの無い人だと思われないように、入社前から気を付けておきましょうね！
次に、退職・転職時に必要な書類の漏れを無くすための注意点をお伝えします！
退職・転職時に必要な書類の漏れをなくすための注意点
最終確認をしっかり行うことで、円満退社をしてスムーズに転職出来るようになりますよ！
- データ関係はバックアップを取っておく
- 書類の返却が不要なものは処分する
- チェックリストを使って最終確認をする
1つずつ紹介していきます！
注意点1｜データ関係はバックアップを取っておく
会社から支給されたパソコンのデータなどは、バックアップを取っておきましょう。
なぜなら、会社にとって今後も必要なデータなどをうっかり消してしまっては大問題になってしまうからです。
退職時にはパソコンを返却するので、パソコンに保存していた自分のデータは整理し、必要なものは私用のUSBなどに保存したうえで消去しましょう。
この時に、会社のデータを持ち出してしまうと罪に問われる可能性もあるので、注意して保存しましょう。
注意点2｜書類の返却が不要なものは処分する
退職するにあたり、それまでに担当していた業務を引継ぐ際には、必要な書類や資料を引継ぎ、不要なものは処分しましょう。
退職後に、自分の持ち物の中から前職で必要な書類が出てくると、再度書類の受け渡しを行う必要があり二度手間になります。
書類や必要なデータの返却抜けが無いように、しっかりと確認しましょう。
注意点3｜チェックリストを使って最終確認をする
うっかり紛失したり再発行する必要が無いように、チェックリストを作成して最終確認することをオススメします。
退職時に会社から受け取る書類の多くは、転職先で入社手続きの際に必要なものや、役所への届出に必要なものです。
手続きをする際に、受け取ったかどうかや保管場所が分からなくならないためにも、退職前後で必ず確認しておきましょう。
※タップすると大きくなります
まとめると次の通りです！
- データ関係はバックアップを取っておく
- 書類の返却が不要なものは処分する
- チェックリストを使って最終確認をする
事前に必要書類を確認しておき、提出時にも再度確認すれば漏れを防げますよ！
転職時は余裕を持って必要書類を準備しておこう！
今回は、退職時・転職時の必要書類に関して不安を持っている人に向けて…
退職時に返却すべきものから転職時に必要な書類まで、説明を交えて紹介してきました！
まとめると次の通りです！
- 必要書類は事前に確認しておくことが大切
- チェックリストを作ることで漏れを防げる
- 会社によって提出内容は違うので、まずは会社に確認する
ありがとうございます！
どんな書類が必要になるのか、よくわかりました！
よかったです！
この記事を参考に、事前確認をしっかり行い、漏れなく必要書類が準備できたら嬉しいです！