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【見本あり】退職願・退職届の正しい書き方ガイド|具体的な退職理由は?

この記事でお伝えすること
  • 退職願・退職届・辞表の違い
  • 退職願・退職届の書き方のマナー
  • 退職願・退職届を書く際の道具の選び方
佐々木
こんにちは!転職アドバイザーの佐々木です!

この記事を読んでいる人の中には…

「退職願や退職届の正しい書き方を教えてほしい!

「円満に退職するために、退職届や退職願のマナーを知りたい!」

…と悩んでいる人も多いのではないでしょうか?

この記事では、退職願や退職届に関して疑問を持っている方に向けて、

退職願や退職届の書き方のマナー具体的な書き方の見本などを紹介します!

この記事を読めば、退職願や退職届に関する悩みがなくなり、安心して退職の手続きを進められますよ!

退職願・退職届・辞表の違い!どちらを提出すべき?

佐々木

まずは、退職願・退職届・辞表の違いについてお伝えします!

それぞれの状況によって、会社に提出すべき書類が異なるので確認しておきましょう!

退職願・退職届・辞表が持つ性質の違い

佐々木
具体的にイメージを膨らませてもらうために、それぞれの性質の違いをお伝えします!
退職願「退職させてもらえませんか」とお願いする時に提出するもの
退職届「退職します」と宣言する時に提出するもの
辞表役員や管理職など重要なポジションの人や公務員が辞意を示す時に提出するもの

退職する時に提出する書類は、基本的に退職願もしくは退職届となります。

一般的な社員の人は、辞表を提出する必要はありません。

ゆり

普通の社員であれば、辞表は出さなくて良いんですね。

佐々木

そうですね。

退職願または退職届を提出すれば、問題ありません。

退職願・退職届・辞表の利用シーンの違い

佐々木
それでは、それぞれを提出するシーンはどんな時かお伝えします。

まず知っておくべきなのは、厳密には退職の意思を示すために、退職願や退職届は必要ないということです。

会社によっては、口頭で退職の意思を伝えるだけでも、退職できる場合もあります。

しかし、会社側は事務手続き上の記録を残すために提出を求めます。

また、退職する側も自分の意思を伝えたことを確実に示すため、退職願や退職届を提出すべきとされています。

佐々木
具体的な利用シーンに関しては、次の画像をご覧ください!
退職届か退職願の選択
ゆり

なるほど!

退職を切り出した後の流れによって、退職願か退職届を提出するようになるんですね!

佐々木

はい!

退職の合意が得られたら、会社の指示に従い、退職願か退職届を提出します。

会社側の指示に従って手続きを進めれば、円満に退職できるのも間違いありませんよ!

提出すべき書類を選択するポイント

佐々木
それでは、提出すべき書類を選択する際のポイントを2つお伝えします!
提出書類を選択するポイント
  1. 退職の意思を切り出す際に、退職願は必要ない
  2. 会社から指示がなければ、退職願を提出する

それぞれ簡単にお伝えします!

ポイント1:退職の意思を切り出す際に、退職願は必要ない

退職を決めたなら、直属の上司に退職の意思を切り出すと思いますが、その際は退職願は必要ありません。

何も持たずに退職の話をして、その結果次第で退職願か退職届かどちらを提出するか判断しましょう。

佐々木
実際、退職の合意前に退職願を提出することを、良く思わない上司もいるので、気をつけておきましょう。

ポイント2:会社から指示がなければ、退職願を提出する

退職合意後、会社からどの書類を提出すべきか指示がある場合もありますが、特に指示がない場合もあります。

指示がない場合は、基本的に退職願を提出しましょう!

退職願の方が、柔らかい印象を相手に与えられるので、上司としても受け取りやすいからです。

佐々木

ただし、退職交渉が難航しているのであれば、退職届を出し、上司に真剣さを見せるのも良いでしょう。


佐々木
以上が、提出すべき書類を選択するポイントです!
提出書類を選択するポイント
  1. 退職の意思を切り出す際に、退職願は必要ない
  2. 会社から指示がなければ、退職願を提出する
ゆり
このポイントを理解して、提出書類を用意すべきなんですね。
佐々木

そうですね!

まずはしっかりと退職の意思を伝え、その後提出書類を用意するようにしましょう!

退職願と退職届の違いに関しては、次の記事でもまとめているのでご覧ください!

次の章では、退職願や退職届を書くまえに確認すべきことをお伝えします!

退職願・退職届を書く前に必ず確認すべきこと

佐々木
それでは、退職願や退職届を書く前に必ず確認すべきことをお伝えします!

退職届や退職願を書く前には、「就業規則」を必ず確認しておきましょう。

退職するということは、あなたが会社と結んだ「労働契約を解除すること」です。

会社によっては、独自のルールを設けている場合もあるので、退職手続きをスムーズに進めるためにも、必ず確認しておきましょう!

ゆり
就業規則は、退職書類を書く前に確認するべきなんですね!
佐々木

そうなんです!

実際、就業規則に「退職の申し出は1ヶ月前までに提出すること」などの記載がある場合もありますよ!

もし、就業規則に書かれているルールを破ると、退職を認めれもらえず、希望日に退職できない可能性もあります…。

会社独自の決まりを正しく理解しておけば、スムーズに退職手続きを進められるので、必ず就業規則は確認しておきましょう!

次の章では、円満に退職するために退職願や退職届の書き方のマナーをお伝えします!

円満退職できる退職願・退職届の書き方のマナー

佐々木

それでは、退職願や退職届の書き方のマナーをお伝えします!

マナーを把握しておけば、円満に退職できる可能性が高くなりますよ!

退職願・退職届の書き方のマナー
  1. 退職願・退職届は手書きで作成すべき
  2. 退職願・退職届は縦書きが好ましい

それぞれ詳しくお伝えします!

マナー1:退職願・退職届は手書きで作成すべき

手間はかかりますが、退職願や退職届は手書きで書くのが基本です!

今の時代、パソコンで作成しても問題ないように思えますが、次の理由から手書きで書くことをおすすめします。

手書きで書くべき理由
  • 退職願や退職届=手書きと考えている上司が多い
  • 手書きで書いた方が誠意が伝わりやすい

あなたの上司は、これまで何人もの人の退職願や退職届を受け取ってきている可能性もあります。

手書きがビジネスマナーと考えている人もいるので、基本的には手書きで作成しましょう!

佐々木

会社からパソコンで作成するように指示があった場合は、パソコンで構いませんが、

特別指示がない場合は、手書きで書くべきです!

マナー2:退職願・退職届は縦書きが好ましい

退職願も退職届も、基本的には縦書きで書くべきです。

具体的な見本に関しては、次の章でご覧いただきますが、縦書きで文面と日付や名前などを書きましょう。

ちなみに、退職願や退職届を縦書きで書くので、

それに合わせて書類を入れる封筒にも縦書きで、名前などを書き提出しましょう。

佐々木
もちろん、横書きと指示があれば、会社の指示に従うべきです!

佐々木
以上が、退職願や退職届の書き方のマナーです!
退職願・退職届の書き方のマナー
  1. 退職願・退職届は手書きで作成すべき
  2. 退職願・退職届は縦書きが好ましい
ゆり
この2つのマナーを守って、退職書類を書くべきなんですね!
佐々木

はい!

上司によってはマナーに厳しい場合もあるので、円満に退職するためにも必ず守るべきです!

次の章では、退職願や退職届の具体的な書き方の例を紹介します!

【見本あり】退職願・退職届の書き方の具体的な例

佐々木

退職願や退職届の具体的な書き方を例を紹介します!

見本と合わせてポイントを説明するので、参考にしてください!

早速見本ですが、退職願や退職届は次のように書きましょう!

退職届と退職願

内容としては、退職願はお願いをする文面で、退職届は宣言する文面になっています。

意識すべきポイントとしては、次の3つがあります!

意識すべきポイント
  1. どちらも「私儀」と最初に書く
  2. 退職理由が何であれ「一身上の都合で」と書く
  3. 会社の代表宛てにして、名前に「殿」または「様」をつける
佐々木
この3つのポイントを意識して、退職願や退職届を作成してみましょう!
注意点!

なお、パソコンで作成することになっても、最後の署名に関しては、必ず手書きで書くことをおすすめします。

理由としては、署名を手書きで書くことで、筆跡からあなた自身が書いたものであることを証明するためです。

次の章では、退職願や退職届を書く際の道具の選び方についてお伝えします!

退職願・退職届を書く際の道具の選び方

佐々木

それでは、退職願や退職届を書く際の道具の選び方についてお伝えします!

具体的に、用紙、封筒、ボールペンが必要となるので、次のポイントを押えて用意しましょう!

道具の選び方
  1. サイズはA4かB5で白い用紙に書く
  2. 封筒は用紙サイズに合わせて無地のものを選ぶ
  3. 黒のボールペンか万年筆で書く

それぞれのポイントをお伝えします!

選び方1:サイズはA4かB5で白い用紙に書く

会社から指定がない場合は、A4かB5の用紙を用意しましょう。

特にB5は、折りたたんだ時にコンパクトになるため、受け取り側がポケットにしまいやすいのでおすすめです。

また、用紙の色に関しては、コピー紙や白紙便箋など白い無地の用紙が好ましいとされています。

佐々木

罫線が入っていても問題はありませんが、シンプルなビジネス用の用紙を用意しましょう。

選び方2:封筒は用紙サイズに合わせて無地のものを選ぶ

退職願や退職届を入れる封筒は、用紙に合わせたサイズのものを選びましょう!

具体的に、A4の用紙の場合は「長形3号」B5の用紙の場合は「長形4号」の封筒になります。

また、封筒の色に関しては、無地の白い封筒にしましょう。

白色が良い理由は、茶色封筒は事務的な書類を入れるものと考えられているためです。

佐々木

郵便番号がついている封筒もありますが、退職願や退職届を入れる封筒には適していないので、

無地の封筒を用意しましょう!

選び方3:黒のボールペンか万年筆で書く

用紙や封筒に文字を書くときは、黒のボールペンか万年筆を使いましょう。

油性でも水性でも、どちらでも構いません。

また、消えるボールペンは使わないように注意してください。

封筒の中で文字が消えてしまったり、都合の悪い記載があれば、上司に消されてしまう可能性もあります。

佐々木
退職願や退職届を書く時には、誰が見ても退職の意図が伝わるように、丁寧に書くことを意識しましょう!

佐々木
以上が、退職願や退職届を書く際の道具の選び方のポイントです!
道具の選び方
  1. サイズはA4かB5で白い用紙に書く
  2. 封筒は用紙サイズに合わせて無地のものを選ぶ
  3. 黒のボールペンか万年筆で書く
ゆり

実際、退職願や退職届を書くまでに、これらの道具を用意しておけば良いんですね!

佐々木

はい!

コンビニでも購入できるものばかりなので、退職を決意したら、なるべく早く用意しておきましょう!

次の章では、退職願や退職届の折り方のルールをお伝えします!

退職願・退職届の折り方のルール

佐々木

それでは退職届や退職願の折り方をお伝えしていきます!

結論からいうと、退職届や退職願は3つ折りが無難です。

3つ折りにすべき理由は次の通りです。

3つ折りにすべき理由
  • 3つ折りが主流でありマナーとされているから
  • コンパクトですぐにしまえる
  • 折り目が多すぎると相手が読みにくい
ゆり
3つ折りにするのが、主流なんですね!
佐々木

そうなんです!

4つ折りでも問題はありませんが、3つ折りにすべきと考える人もいるので、3つ折りが無難です。

具体的な折り方のコツやポイントを知りたい方は、次の記事をご覧ください!

次の章では、退職願や退職届を入れる封筒への正しい書き方についてお伝えします!

退職願・退職届を入れる封筒への正しい書き方

佐々木

ここから、退職願や退職届を入れる封筒への正しい書き方をお伝えします!

早速ですが、具体的な書き方の見本を紹介します!

封筒へは、黒のボールペンか万年筆を使って、表面中央に「退職願」または「退職届」と書きます。

そして、裏面左下に部署名や自分の名前を記載すれば、問題ないです。

また注意点として、サインペンや筆ペンを使うのは控えるべきです。

退職願や退職届は、会社を辞めるための書類というネガティブな側面もあります。

サインペンや筆ペンで書くと、文字が目立ちすぎてしまうので注意すべきです。

佐々木

封筒の中に入れる退職願や退職届に跡がつかないように、

必ず封筒への記載を終えてから、書類を入れるようにしましょう!

退職願や退職届を入れる封筒に関しては、次の記事も参考にしてください!

次の章では、退職願や退職届に関するよくある質問を紹介します!

【Q&A】退職願・退職届に関するよくある質問

佐々木
それでは、退職願や退職届に関するよくある質問と回答をお伝えします!

質問1:退職願・退職届は手書きとパソコンどちらが良いの?

一般的には、退職願や退職届は、「手書き・縦書き」で作成すべきです。

もちろん、パソコンで作成しても問題はないですが、手書きの方が誠意が伝わりやすいとされています。

佐々木
会社からの指示がない場合は、手書きで縦書きのもの用意しましょう!

質問2:提出した退職願・退職届を撤回することはできる?

退職願に関しては、「退職させてもらえませんか」とお願いする書類なので、取り下げられる可能性はあります。

しかし、一度退職の意思を示したということで、社内の人から冷たい目で見られる場合もあるので、気をつけましょう。

一方、退職届は提出すれば、取り下げることは難しいとされています。

退職届は提出した時点で、労働契約を解除したことになるので、覚悟を決めて提出しましょう。

佐々木

どちらにせよトラブルを避けるためにも、

後で撤回できるだろうという気持ちは持たず、提出するようにしましょう!

質問3:退職願・退職届を上司が受け取ってくれない場合はどうすれば良い?

直属の上司が受け取ってくれない場合は、さらに上の上司に相談すべきです!

相談相手を変えて、上の上司に今の退職交渉の状況を伝えてみましょう。

それでも交渉に応じてくれない場合は、さらに上の上司か人事部に掛け合うことをおすすめします。

佐々木

円満に退職するためにも、退職願や退職届を提出しないということは避け、

相談する相手を変えることを考えてみましょう!

質問4:会社都合での退職は、退職届を出す必要はある?

会社都合の場合は、会社の意向によるので、提出の指示があれば提出するようにしましょう。

会社都合の場合でも、事務手続きの都合上、退職届の提出が求められる場合もあります。

現時点で気になっている方は、就業規則を確認したり、人事部に確認することをおすすめします。

佐々木

会社都合での退職の場合は、退職理由を「一身上の都合」と書くのではなく、

具体的な会社都合の理由を記載しましょう!


佐々木
以上が、退職願や退職届に関するよくある質問です。

退職願・退職届の書き方を理解して円満退職しよう!

佐々木

今回は、退職願や退職届に関して疑問を持っている方に向けて…

退職願や退職届の書き方のマナー具体的な書き方の見本などをお伝えしました!

まとめると次の通りです!

まとめ
  • 退職願と退職届はそれぞれ性質や利用シーンが違う
  • 退職願や退職届を書く前に就業規則を確認すべき
  • 退職願や退職届は「手書き・縦書き」で作成すべき
ゆり

ありがとうございます!

退職願や退職届の書き方に関する疑問が解消できました!

佐々木

よかったです!

正しい方法で退職願や退職届を作成し、円満に退職しましょう!