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退職挨拶メールの書き方&送り方【例文あり】社内・社外のマナーや時期

この記事でお伝えすること
  • 退職挨拶メールの書き方・送り方
  • 英語での退職挨拶メールの書き方
  • 退職挨拶メールを送る時のマナー
佐々木
こんにちは!転職アドバイザーの佐々木です!

転職を検討する際に…

『退職する時って挨拶メールを送った方が良いのかな?』

『退職挨拶メールを作成したいけど、どう書けばいいかわからない!』

…と悩んでいませんか?

この記事では、退職を控えてる人に向けて、退職挨拶メールの書き方から退職挨拶メールを送る際のマナーまでを紹介していきます!

この記事を読めば、退職挨拶メールの書き方と送り方が分かり、今持っている迷いをなくして行動に移せますよ!

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そもそも退職時に挨拶メールを送る目的とは?

佐々木
早速、退職時の挨拶メールについてお伝えしていきます!

まず、退職時に挨拶メールを送る目的は2つあります!

1つ目の目的は、退職の報告をすることです!

主に社外や取引先のお客様に向けて、退職することを知らせるとともに、後任の紹介など仕事の引き継ぎも考慮に入れたメールを送ります。

2つ目の目的は、これまで関わった人にお世話になったことや感謝を伝えるためです!

これら主に社内の人に向けて送るメールで、勤務する最終日に送ることが一般的です。

佐々木
実際に退職の挨拶メールを送って、気持ちよく最後の仕事を終えた人はたくさんいますよ!

言葉で直接感謝の気持ちを伝えることも大切ですが、メールは文面として残るものなのでより大切です。

受け手が見ておかしくないように、丁寧な挨拶メールを送りましょう!

次は、退職の挨拶メールを送るタイミングとマナーについてお伝えします!

退職の挨拶メールを送るタイミングとマナー

佐々木
退職の挨拶メールを送るタイミングとマナーについてお伝えしていきます!

正しいタイミングでメールを送ることで、気持ちよく退職することが出来ますよ!

まずは、退職の挨拶メールを送るタイミングから紹介します!

退職の挨拶メールを送るタイミング

佐々木
退職の挨拶メールを送るタイミングは、「社内宛」と「社外宛」で異なります

それぞれ正しいタイミングでメールを送れるように、よく確認しておきましょう!

社内へのメール送信は「最終日の終業直前」

社内へメールを送るタイミングは、企業や職場の風土によって異なるため、基本的には過去の退職者にならいましょう

退職メールを送るのは、次のようなタイミングの場合が多いです。

メールを送るタイミング
  • 最終日の終業直前
  • 社内で告知後すぐ
  • 退職1週間前

また、職場によっては「勤務時間内に退職メールを送るべきでない」考える場合もあるので、気を付けましょう!

佐々木
職場で退職メールの前例がない場合は、社内の人に最終日であることを知らせるためにも、

「最終日の終業直後」に送るのが良いでしょう!

社内へのメール送信は「退職2〜3週間前」

取引先など社外へのメールは、余裕をもって退職2~3週間前に送りましょう!

なぜなら、余裕をもって連絡をすることで、後任者が引継ぎをしやすくなるからです。

また、今まで関わってきた人にしっかりと段取りを組める人という印象を与えるため、人脈を維持したまま退職できます!

しかし、後任者へ引き継ぐタイミングは上司や後任者と確認したうえで決めるべきなので、

よく相談して時期が決まってからメールを送るようにしましょう!

退職の挨拶メールを送る時のマナー

佐々木
次に、退職の挨拶メールを送る時のマナーについてお伝えします!

マナーは基本的に、社内宛・社外宛どちらでも同じですよ!

特にお世話になった人には個別で送るべき

特にお世話になった人には、しっかりと感謝の気持ちを伝えるためにも、必ず個別にメールを送りましょう!

メールを送る際は、次のような内容を入れると気持ちが伝わるメールになりますよ!

メールに入れると良い内容
  • 一緒に働いた時のエピソードや思い出話
  • 感謝の気持ち
  • 送別会を開いてくれたりプレゼントをもらった場合はお礼
  • 退職後の連絡先
佐々木
きちんと気持ちを伝えてから職場を離れることで、退職後も良い関係を継続できるでしょう!

一斉送信で送る場合、宛先はBCCに

退職メールは個別で送るのが望ましいですが、一斉送信でも問題ありません

一斉送信する場合は、自分が一斉送信した人同士のアドレスが他人に分からないように、必ず宛先はBccで送りましょう!

佐々木
この時、自分のアドレスをToに入れて送るのが良いですよ!

佐々木
ここまで、退職の挨拶メールを送るタイミングとマナーについてお伝えしてきました!

まとめると次の通りです!

退職メールのタイミングとマナー

◎退職挨拶メールを送るタイミング

  • 社内へのメール送信は「最終日の終業直前」
  • 社内へのメール送信は「退職2〜3週間前に」

◎退職挨拶メールを送る時のマナー

  • 特にお世話になった人には個別で送るべき
  • 一斉送信で送る場合、宛先はBCCに入れる
ゆり
退職の挨拶メールを送るタイミングは、社内の人と社外の人では違うんですね!
佐々木
おっしゃる通りです!

正しいタイミングでメールを送り、周りに迷惑をかけず気持ちよく退職しましょう!

次に、退職挨拶メールの例文とポイントについてお伝えします!

【相手別】そのまま使える退職挨拶メールの例文とポイント

佐々木
それでは、退職の挨拶メールの例文とポイントについて紹介していきます!

メールの内容は、相手との関係によって変わるので、正しい書き方を確認しておきましょう!

社内の人に送る退職挨拶メール

佐々木
まずは、社内の人に送る退職の挨拶メールについてです!

ここでは、「社内全員」「上司」「同僚」に分けてメールの書き方をお伝えします!

社内への退職挨拶メールをまとめて送る場合の例文から紹介していきます!

社内宛1|社内への退職挨拶メール

社内への退職挨拶メールをまとめて送る場合は、次の3つのポイントを含めたメールが良いでしょう!

退職後もまた一緒に仕事をする可能性もあるので、良い印象で職場を去れるようにメール内容を考えることをオススメします!

メール内容のポイント
  1. 件名は一目で「退職の挨拶であること」と「自分の名前」が分かるようにする
    →件名で内容が分からないと読んでもらえなかったり、迷惑メールだと思われる可能性がある
  2. 退社の理由は「一身上の都合」にする
    →退職の理由は細かく書かないことがビジネスマナー。ただし、結婚や出産の場合は理由を書いても良い
  3. 「退職後の連絡先」は書いてもOK!
    →社内あてのメールの場合は、退職後の連絡先を伝えても問題ない

このポイントをふまえた例文は、次の通りです!

【例文】社内へまとめて送る場合

件名:①退職のご挨拶【名前:○○ ○○】

お疲れ様です。××部の○○ ○○です。
この度、②一身上の都合により*月末で退職することとなり、本日が最終出社日となりました。
本来ならば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼します。

在職中はたくさんの方々にお世話になりました。本当にありがとうございました。
業務の中で壁にぶつかる度に、皆様からあたたかい叱咤激励のお言葉をかけていただけたこと、本当に感謝しております。

③今後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらこちらへ連絡をいただけると幸いです。
メール:xxx@xxxx   携帯:xxx-xxxx-xxxx

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。

社内宛2|上司への退職挨拶メール

今までお世話になった上司には個別に挨拶をすべきです。

上司への退職メールには、次のポイントを含めましょう!

メール内容のポイント
  1. 件名は一目で「退職の挨拶であること」と「自分の名前」が分かるようにする
    →忙しい上司でも一目で気づき、他のメールに埋もれ無いように件名を付ける
  2. 「宛先」は上司個人宛で送る
    →目をかけた部下からの退職メールが一斉送信だと気分を悪くする人もいるので、最後にきちんと気持ちを伝える為にも個別にメールを送る
  3. 感謝の気持ちは忘れずに
    →お世話になった上司には指導してもらったことへの感謝の気持ちを表す
  4. 「退職後の連絡先」は書いてもOK!
    →退職後も何かしら接点を持ちたい場合は、退職後の連絡先を記入しておく

このポイントをふまえた例文は、次の通りです!

【例文】上司に送る場合

件名:①退職のご挨拶【名前:○○ ○○】

②××××部長

お疲れ様です。○○ ○○です。
この度、一身上の都合により*月末で退職することとなり、本日が最終出社日となりました。本来ならば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼します。

平成-年-月に入社して、はや-年-ヶ月の月日が経ちましたが、様々な仕事を担当させていただきました。××××部長には、たくさんのご指導ご鞭撻を頂き、多くのことを学ばせていただいたこと、大変感謝しております。③特に社会人としての心構えを叩き込んで頂いたことを今でも覚えています。今までの貴重な経験を今後の人生に活かして、励んで参りたいと思います。

④今後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらこちらへご連絡をいただけると幸いです。
メール:xxx@xxxx   携帯:xxx-xxxx-xxxx

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。

社内宛3|同僚への退職挨拶メール

同僚の中でも関係が深い人には、次のポイント含めた心のこもったメールを個別に送ることで、退職後も良い関係を続けられるでしょう!

  1. 件名は、一目で「退職の挨拶であること」と「自分の名前」が分かるようにする
    →他のメールに埋もれたり、迷惑メールだと思われる可能性がある
  2. プレゼントや送別会のお礼を忘れずに
    →プレゼントを貰ったり送別会を開いてもらった場合はお礼をする
  3. 「退職後の連絡先」は書いてもOK!
    →退職後も個人的に接点を持ちたい人には連絡先だけでなく、関係を続けていきたい気持ちも伝える

このポイントをふまえた例文は、次の通りです!

【例文】同僚に送る場合

件名:①退職のご挨拶【名前:○○ ○○】

××××さん

お疲れ様です。○○ ○○です。
この度、一身上の都合により*月末で退職することとなり、本日が最終出社日となりました。

これまで厳しい仕事をこなしてこれたのも、××××さんの親切丁寧なサポートのお陰です。
②また、先日は素敵なプレゼントをいただき、たいへん感激しました。大切に部屋に飾らせていただいております。今までの貴重な経験を、今後の人生に活かして励んで参りたいと思います。

③今後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらこちらへご連絡をいただけると幸いです。
メール:xxx@xxxxx   携帯:xxx-xxx-xxx

今後も個人的に一緒に飲みに行かせて頂ければ幸いです。まずは退職の挨拶までですが、今まで本当にありがとうございました。

社外の人に送る退職挨拶メール

佐々木
次に、社外の取引先の人に送る退職の挨拶メールについてです!

社外宛|取引先への退職挨拶メール

取引先へは、基本的にはメールではなく直接挨拶に行くのが良いです。

直接挨拶に行けなかった場合は、自分が退職することで自社と取引先との関係が崩れないように、心を込めたメールを送りましょう。

メール内容のポイント
  1. 件名は、一目で「退職の挨拶であること」と「自分の名前」が分かるようにする
    →件名で内容が分からないと読んでもらえなかったり、迷惑メールだと思われる可能性がある
  2. 退社の理由は「一身上の都合」にする
    →退職の理由は、細かく書かないことがビジネスマナー。ただし、結婚や出産の場合は理由を書いても良い。
  3. 「後任者」を紹介する
    →後任者が決まっている場合は予め紹介しておくことで、後任者が引き継ぎをしやすくなる。
    後任者が決まっていない場合は、一時的な担当者を伝えておく。
  4. 退職理由や退職後の連絡先は書かない
    社外に送る退職メールで最も注意すべきポイント
    退職後の連絡先と次に働く会社の名前を伝え、その相手先とビジネスに発展した場合「顧客情報を持ち出した」と考えられ、後々重大な問題に発展する可能性がある。

このポイントふまえた内容の例文は、次の通りです!

【例文】取引先に送る場合

件名:①退職のご挨拶【名前:○○商事 ○○ ○○】

株式会社×× ××××様

いつも大変お世話になっております。○○商事株式会社の○○ ○○です。

私事で大変恐縮ですが、②一身上の都合で☆月☆日を持って○○商事を退職することとなりました。××様にはいろいろとお力添えをいただいたこと、ここに改めて御礼申し上げます。

③後任は同じ部署の**というものが務めさせていただきます。**が後日改めてご挨拶に伺いますが、何卒変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

本来であれば、直接お伺いし、ご挨拶すべきところではございますが、メールでのご連絡となりしたことをお詫びいたします。

末筆ながら、貴社のご発展と××様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。


佐々木
ここまで、退職の挨拶メールの例文とポイントについてお伝えしました!
ゆり
ありがとうございます!

退職の挨拶メールは、送る相手によって内容を変えたほうが良いんですね!

佐々木
おっしゃる通りです!

感謝の気持ちを含めたメールを送ることで、退職後も良好な関係を保つことが出来ますよ!

次に、英語で退職の挨拶メールを送る場合の例文を紹介します!

英語で退職の挨拶メールを送る場合の例文

佐々木
英語で退職の挨拶メールを送る場合の例文を、「社内宛」「社外宛」に分けてお伝えします!

英語での書き方を知っておくことで、より多くの人に感謝の気持ちを伝えて退職できますよ!

まずは、社内の人宛のメールから紹介します!

社内への英語の退職挨拶メール

社内に英語で送る際は、これからお伝えするメールを送ると良いでしょう。

次のポイントを押さえるとより良いメールになりますよ!

メール内容のポイント
  1. メールの流れは日本語で書く場合と同じ
    →英語で書く場合も流れは日本語のメールと同く、次の通りです。
    ・件名は「退職の挨拶であること」と「自分の名前」が分かるようにする
    ・退職日を添えて退職を通知
    ・今までの感謝の気持ちを添える
    ・退職後の連絡先を入れても良い
    ・再度感謝の気持ちを示す
  2. 日本語で書くよりも「簡潔」を意識
    →英語のメールでは、長々とした文章は相手に失礼な印象を与えるため、日本語よりも完結な文章を心がける

簡潔な文章を書くポイントは「結論から先に書くこと」「事実のみを述べること」の2点です。

【例文】社内の人に送る場合

件名:○○ ○○-Farewell greetings

To whom it may concern,I am writing this to inform you that I am leaving ○○Corp. My final day will be March.
I have enjoyed working in ○○Corp and I appreciate having had the opportunity to work with you.
Thank you for the support and encouragement you have provided me.Please keep in touch. I can be reached at my personal mobile: xxx-xxx-xxx or e-mail: xxx@xxxxxThank you so much again. It’s been a pleasure working with you.
Best wishes for your future.Best regards,
○○ ○○

英文のメール内容は次の通りです!

日本語訳
件名:○○ ○○ 退職のご挨拶

関係者各位

☆月☆日をもって○○社を退職することになったためメールをお送りします。

私は○○社で楽しく仕事をできたこと、皆様と一緒に働けたことに感謝しています。皆様のご支援と激励に感謝いたします。

何かございましたら連絡をいただければと思います。私の個人携帯(電話番号xxx-xxx-xxx もしくは e-mail: xxx@xxxxx)で連絡が取れます。

最後に皆様方とお仕事させて頂いたことを大変幸せに思います。本当にありがとうございました。皆様のご活躍をお祈りしております。

○○ ○○

取引先への英語の職挨拶メール

取引先に英語で送る場合は、これからお伝えするメールを送ると良いでしょう。

次のポイントを押さえるとより良いメールになりますよ!

メール内容のポイント
  1. メールの流れは日本語で書く場合と同じ
    →英語で書く場合も流れは日本語のメールと同じく、次の通りです。
    ・件名は「退職の挨拶であること」と「自分の名前」が分かるようにする
    ・退職日を添えて退職を通知
    ・後任者の紹介
    ・今までの感謝の気持ち
    ・相手の今後の活躍を祈る
  2. 英語であってもビジネスマナーを守る
    →英語で送る際もビジネスマナーは守る。具体的には、後任者を紹介する場合、後任者は社内の人間ですから、Ms.やMr.を付けずに呼ぶことなどです。
  3. 日本語で書くよりも「簡潔」を意識
    →英語のメールでは、長々とした文章は相手に失礼な印象を与えるため、日本語よりも完結な文章を心がける。

簡潔な文章を書くポイントは「結論から先に書くこと」「事実のみを述べること」の2点です。

【例文】取引先へ送る場合

件名:○○ ○○-Farewell greetings

Dear Mr.××I am writing this to inform you that I am leaving ○○Corp. My final day will be March ⭐︎.②My successor will be ※※, and he will be responsible for all the future duties and activities.I express my deepest appreciation for your support and friendship. I really enjoyed working with you and your stuff, and it was great pleasure for me serving you.Again, thank you very, very much from the bottom of my heart. I hope you much success in your business, and take good care of yourself.Best regards,
○○ ○○

英文のメール内容は次の通りです!

日本語訳
件名:○○ ○○-退職のご挨拶

××様いつもお世話になっております。3月☆日をもって○○社を退職することになったためメールをお送りします。私の後任者は ※※であり、彼が今後の任務や業務の責任者となります。あなた(××様)にご支援いただいたこと、親切にしていただいたことに感謝を申し上げます。皆様と一緒に仕事ができて本当に楽しかったですし、担当させて頂けたことを嬉しく思います。改めて、心より御礼申し上げます。今後のあなたのご活躍、そして御社の益々の発展をお祈り申し上げます。
○○ ○○


佐々木
ここまで、英語での退職挨拶メールの書き方についてお伝えしました!
ゆり
英文で書く場合は、日本語の内容よりもシンプルに書くことが大切なですね!
佐々木
おっしゃる通りです!

英文は簡潔で短い文章の方が喜ばれるので、なるべくシンプルに書けるように心がけましょう!

次に、退職の伝え方についてお伝えします!

取引先にはメールだけでなく、電話で退職を伝えるのもあり

佐々木
特にお世話になった取引先の人には、メールだけでなく電話や直接訪問して退職の旨を伝えるのも良いでしょう!

メールだけでは簡素すぎる場合もあるので、足を運べる距離であれば出向き難しい場合は電話で感謝を伝えることをおすすめします!

しかし、突然訪問して退職のことを伝えるのは驚かれるので、引き継ぎなどをしながら、退職する意向を見せていくのが良いでしょう。

早めに退職の旨を伝えて、スムーズに後任に引き継ぎができれば、取引先に迷惑をかけることもありません。

佐々木
感謝を伝えるのは対面が一番です!

難しければ電話をするなど、メールと+αの姿勢を見せましょう!

次に、退職時の挨拶やメールに関するよくある質問にお答えします!

【Q&A】退職時の挨拶やメールに関するよくある質問

佐々木
最後に、退職時の挨拶やメールに関するよくある質問に回答していきますね!

質問1|退職の挨拶をするタイミングがいつが良いの?

退職が承諾され退職日が決まり次第、挨拶を始めましょう。

なぜなら、ぎりぎりに挨拶を始めると「都合が合わずに挨拶できない」という状況になってしまう場合があります。

挨拶する際は、役職が上の人や勤務歴が長い人から順番に伝えていきましょう。

佐々木
挨拶の開始時期や挨拶範囲などで迷った場合は、上司に聞くのが確実ですよ!

質問2|最終日に不在の人への挨拶はどうするべき?

事前に挨拶を済ませている場合は、最終出社日に出張などで不在の人に挨拶が出来なくても問題ありません。

前もって不在だとわかっている場合は、数日前に伝えても良いですし、後日メールで挨拶をしても良いでしょう。

佐々木
退職の挨拶をしたかったのに不在で出来なかった!と自分が後悔しないためにも、

早い段階から挨拶を始めることをオススメします!

質問3|退職の挨拶をするのは具体的にどの相手まで?

退職の挨拶の一番の目的は「お礼や感謝を伝えるため」なので、

お世話になった人や日頃から付き合いがある相手であることが、退職の挨拶をする人の判断基準です。

個別に挨拶するほどでもない相手の場合は、数人でランチに行った時などに一斉に伝えるという手もあります。

退職の挨拶は相手と連絡を取るきっかけにもなるので、今は疎遠になっている人に連絡をしてみるのも良いでしょう!

質問4|退職日当日は職場にお菓子を用意すべき?

お菓子は用意しなくても問題ありません。

しかし、お菓子を用意することで感謝の気持ちを示すことが出来るので、最終出社日に皆で食べてもらえるお菓子を用意しても良いでしょう。

お菓子を用意する場合は、個包装かつ日持ちがするものだと持ち帰った翌日以降でも食べられるので親切です。


佐々木
退職のメールは、今までお世話になった人に感謝の気持ちを伝えるためのものです!

ある程度のマナーはありますが、自分が一番感謝の気持ちを伝えられる方法で連絡するようにしましょう!

挨拶メールで感謝を伝えて気持ちよく退職しよう!

佐々木

この記事では、退職を控えてる人に向けて、

退職挨拶メールの書き方から退職挨拶メールを送る際のマナーまでを紹介しました!

まとめると次の通りです!

まとめ
  • 退職の挨拶メールは相手によって内容を変える必要がある
  • 退職の報告は今までお世話になった人に感謝の気持ちを伝えるために行う
  • 英語でメールを送る場合は簡潔な文章で書く
ゆり

ありがとうございます!

退職時の挨拶メールに関する疑問が解消できました!

佐々木

よかったです!

この記事を参考にして、気持ちよく退職できるように準備してくださいね!