応募書類の書き方マニュアル
転職のプロが教える履歴書
&
職務経歴書の作り方
監修POINT
- 履歴書と職務経歴書の違い
- 好印象を与えられる書き方
- 応募書類作成時の注意点
転職する際には、履歴書と職務経歴書の作成が不可欠です!
しかし、
『履歴書と職務経歴書って何を書けばいいのかな…』
『好印象を与える応募書類を作成したいな…』
『応募書類ってどのように送ればいいの?』
…と悩みますよね。
履歴書の印象や職歴経歴の書き方で、第一印象が決まるので、履歴書と職務経歴書の作成は絶対に手を抜かないべきです。
応募書類のマナーが悪いと、採用担当者にマイナスのイメージを与えてしまい、後の選考に悪影響になる可能性があります。
この記事では、転職アドバイザーの目線から、好印象を与える履歴書・職務経歴書の書き方を全てお伝えします。
最後まで読めば、正しい書き方や送り方が分かって、マイナスイメージを与えない応募書類を作成できますよ!
ジャンプできる目次
履歴書と職務経歴書の目的・書き方の違い
違いを知れば、履歴書と職務経歴書で目的・内容が違うことが分かりますよ!
履歴書と職務経歴書の違い
履歴書 | |
---|---|
目的 | 「どんな人か」を見る |
内定後に保管する | |
内容 | 学歴や経歴など基本情報 |
文量 | JIS規格に従う |
書き方 | 手書きでもPCでも可 |
職務経歴書 | |
---|---|
目的 | 「どれくらい仕事できるか」を見る |
書類選考に使う | |
内容 | 実務経験やスキルをアピールする |
文量 | 用紙2枚分 |
書き方 | PCのみ可 |
履歴書と職務経歴書の、大きな違いは「目的」にあります。
履歴書は、「どんな人か」を見るためのものなので、内容よりも基本的なルールに従って丁寧に書けているかが見られます。
一方の職務経歴書は、会社にふさわしい能力やスキルを持っているかが見られます。
転職成功率を上げる履歴書の書き方4ステップ
履歴書と職務経歴書を作成する手順は、次の3ステップに分けられます。
この流れで履歴書を作成していけば、失敗することはありませんよ!
ステップ1から、詳しく説明していきます。順番に見ていきましょう!
1.自分に合った作成手段を選んで正しいフォーマットを使う
求人に応募すると、応募先の企業から履歴書の提出を求められますが、フォーマットの指定がされないことが多いです。
そこでステップ1では、履歴書を職務経歴書を「手書き」か「パソコン」で書くべきかと、正しいフォーマットを紹介します。
履歴書はどちらでも可。職務経歴書はパソコンで
結論から言うと、履歴書は手書きでもパソコンでも、どちらでもOKです。
一方の職務経歴書は、パソコンで書くのが相応しいとされています。
履歴書はどちらでもOKですが、作成方法によって採用担当者に与える印象が違うこともあるので、どちらで書くべきかの判断基準と、メリット・デメリットを簡潔にご紹介しますね。
履歴書の「手書き」か「パソコン」かの判断基準
- 歴史のある日系企業や官公庁関係の場合
- 面接官や役員の年齢層が高い場合
- 業務に手書き作業が含まれる場合
- ベンチャー企業や外資系企業の場合
- 提出方法がWEBやメールの場合
履歴書の手書きとパソコンのメリット・デメリット
- 丁寧に書けば好印象を与えられる
- 誠実な人という印象を持ってもらえる
- 作成するのに時間がかかる
- 間違えたら1からやり直しになる
- 複製できて作成時間が短縮できる
- 間違えてもすぐやり直せる
- 他の応募者と差別化を図りにくい
- 無機質な印象を与える可能性もある
以上の判断基準とメリット・デメリットを踏まえた上で…
履歴書の書き方は、応募先企業や自分の状況に応じて、使い分けるのがベストです!
履歴書は手書きとパソコンどっちが有利?判断基準と作成のポイントまた職務経歴書は、WEB上で見ることが多いため、パソコンで書きましょう!
正しい履歴書・職務経歴書のフォーマットを使用する
履歴書・職務経歴書は、シンプルなフォーマットを使うのが最適です。
なぜなら、採用担当者が必要とする最低限の情報が書かれていれば良いため、余計な情報は要らないからです。
最適な履歴書・職務経歴書のフォーマットをご用意したので、下記から無料でダウンロードしてご使用ください!
履歴書の最適なフォーマット
職務経歴書の最適なフォーマット
2.履歴書・職務経歴書の各項目の書き方を知る
まずは、履歴書の書き方を解説していきます!
下の図のように、履歴書は大きく分けて5つの項目があります。
履歴書の5つの項目
それぞれの項目で、書き方のポイントがあるので確認しておきましょう!
履歴書の各項目の書き方
日付
面接に持参する際の日付を、郵送の場合はポストに投函する日付を記載。
写真
カラーで正面から撮影。バストアップで顔がはっきり見えるように。
男性はネクタイとスーツ、女性はジャケット着用が無難。
氏名
見やすい字で丁寧に。「ふりがな」は平仮名、「フリガナ」はカタカナで記載。
年齢
作成時の年齢を記載。
住所
都道府県名から省略しないで記載。
メールアドレス
携帯アドレス、もしくはフリーアドレスなどを記入。いつでも確認できるものならOK。
電話番号
日中に連絡が取りやすい番号を記載。携帯電話の番号だけでもOK。
学歴
・年の書き方は西暦でも年号でも可。ただし履歴書全体で統一。
・中途採用の場合は、高校入学以降の学歴でOK。
・学校名は省略せず正式名称で記載(専攻とコース名なども)。
入学年度と卒業年度を素早く出したい方は、こちらのサービスをご利用ください。
職歴
・過去に在籍した全ての会社の入社・退社年月を記入(会社名は省略しない)。
・配属先、職務内容を会社名の横か次の行に記載。
・昇進と異動をした場合は、昇進内容・昇進年月と異動部署名・異動年月も記入。
・最終行には、「現在に至る」と記入。その下の行の右端に「以上」と書いて締める。
免許・資格欄
・取得年月日順に記載。
・免許・資格は正式名称で記載。例えば普通免許は「普通自動車第一種運転免許」と書く。
・必ず応募先の業務に関係する免許・資格を記載。
志望動機と自己PRの違いは以下の通りです。
自己PR | 自分の強みをアピールする。 |
---|---|
志望動機 | 応募した企業でなぜ働きたいのかを伝える。 |
それぞれの書き方のポイントを紹介します。
自己PR
・武器になるスキルや経歴などアピール内容を書き、その根拠も記載。
・アピール内容が実際に活きた経験を書いて具体性を出す。
志望動機
・最初に結論を書いて、その後に理由を並べる。
・「なぜ志望するのか」「なぜその会社でなければいけないのか」をはっきりと簡潔に記載。
・応募企業・事業に貢献できる根拠を記載。
自己PRと志望動機のポイントを紹介しましたが、志望動機・自己PRを書く欄は小さいので、分けて書くと伝えたいことが書けない可能性があります。
そのため、自己PRと志望動機を一緒に書くのがおすすめです。
「自分の強みが、応募先の企業に活かせると思ったから志望した」と書けば、自己PRと志望動機を結びつけられる上に、志望動機に具体性を出せます。
本人希望欄
本人希望欄は、応募企業で働く上でどうしても伝えなければいけない条件を伝えるための項目です。
在職中に転職活動を行う人は、以下を記載しておくのがおすすめです。
- 連絡を取りやすい時間
- 出社可能日
- 現職の退社予定日
特に希望する条件がない場合は、「貴社の規定に従います」と記入しておけば好印象を与えられます。
ほとんどの履歴書には「退職理由」を書く欄がありません。
特に指定がない場合は書かなくて大丈夫ですが、以下の場合は履歴書に退職理由を書く必要があります。
- 応募先の企業から指定された履歴書に「退職理由欄」がある場合
- 「一身上の都合」以外の退職理由がある場合
これらの場合は、退職理由をポジティブなものとして記載して、マイナスイメージを与えないようにしましょう。
退職理由の書き方は、こちらの記事で詳しく解説しているのでチェックしてみましょう!
【ケース別】履歴書の退職理由の正しい書き方|好印象を与えるコツは?職務経歴書の各項目の書き方
職務要約とは、冒頭に必ず記載する職務経歴の概要のことです。
応募企業で活かせる経験を強調した要約文を、200〜300文字程度でまとめます。
職務要約を書く際は、主語と述語をしっかりと明記し、「いつ、どこで、誰が、何を、どのように」を意識してまとめましょう。
職務経歴の項目では、職務要約で書いた内容を詳しく記載します。
基本的には、新卒から現在までの職歴を時系列に沿って書いていきます。
職歴を書く際は、仕事の具体的な内容や、実績を織り交ぜて、担当者にアピールしましょう。
この項目では、応募する職種に関連する資格と特技を記載します。
資格を記載する場合は、正式名称を使います。
また、取得中の資格も記載することができます。
この項目では、応募する職種に関連して、仕事で活かせる経験を記載します。
職務経歴を通して得たスキル・能力など、仕事で実践できる経験を積極的にアピールしましょう!
自己PRの項目では、自分の強みを端的に伝える文章を記載します。
自己PRを書く際、数値で表現できるものは、できるだけ数値を使いましょう。
なぜなら、数値化することで客観的な情報やデータとなり、自己PRに説得力をもたせられるからです。
4.履歴書・職務経歴書を封筒orメールで提出する時のマナーを知る
しかし、応募企業への書類提出を完了するまで気を抜いてはいけません!
そこで最後のステップ4では、応募書類の「封筒」「メール」での送り方を紹介します。
履歴書を封筒orメールで提出する時のマナー
履歴書の封筒の書き方
①住所
住所は、都道府県から正確に記入。
②宛先
社名は(株)などの略字を使わない。
部署宛なら「御中」、個人宛なら「様」を使い、併用しない。
③切手
派手な柄やキャラクターものではない「普通切手」を使用。
④注意書き
応募書類が入っていることを伝えるため、封筒の左下に「応募書類在中」と記載。
文字は赤い枠で囲う。
⑤署名
自分の郵便番号・住所・氏名を丁寧に記載。
⑥〆印
裏面の封をのり付けして閉じたら、封中央に黒ペンで「〆」と記載。(※必須ではないですがビジネスマナーなので記載しましょう。)
セロハンテープやホッチキスで封を閉じるのはNG。
履歴書・職務経歴書をメールで送る際は、4つの注意点があります。
1つずつ説明していきますね!
注意点①応募書類はPDFで送る
ワードやエクセルで作成した応募書類は、「PDF形式」に変換して提出するのがおすすめです。
PDF形式にすれば、送り先のパソコンの使用環境に左右されずにファイルを開けるからです。
注意点②ファイル名は分かりやすく
ファイル名は、確認する採用担当者に分かりやすいものにしましょう。
以下のようにファイル名を書いておけば、大丈夫です。
20190812_転職一郎_履歴書
注意点③ファイルにはパスワードをかける
履歴書は、個人情報が記載されて重要な書類です。
誤送信などでの流出を防ぐためにも、送信時には履歴書のファイルにパスワードを設定しておきましょう。
また、パスワードに関するメールは別途送信しておきます。
注意点④署名を忘れない
メール文面の最後には、「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を記載した「署名」を記載しておきましょう。
これもメールを送る際のビジネスマナーです。
それでは、実際にメールを送る際にそのまま使える例文を紹介します。
メールの文章を考えるのが苦手な人は、以下をお使いください!
企業に直接メールする場合の例文
※コピーしてお使いください
【件名】
◯◯職応募の件/氏名(フルネーム)【文面】
株式会社〇〇
採用ご担当者様はじめまして。
〇〇と申します。〇〇(媒体名)で御社の求人情報を拝見し、前職での
〇〇の経験を御社の〇〇に活かせるのではと思い、
〇〇職に応募したくご連絡を差し上げました。履歴書等の応募書類を添付しております。
ご査収の程、お願い申し上げます。また、履歴書にはパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードを別途お送りさせていただきますので、
ご確認いただけますでしょうか。お忙しいところ大変恐縮ですが、
面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、宜しくお願い申し上げます。==================
■氏名(場合により、ふりがなも)
■郵便番号
■住所
■電話番号
■メールアドレス
==================
パスワードを送る時の例文
※コピーしてお使いください
【件名】
履歴書のパスワード送付の件/氏名【文面】
株式会社〇〇
採用ご担当者様先ほど、履歴書をお送りさせていただいた〇〇です。
添付ファイルに設定したパスワードを送付いたします。パスワード ☓☓☓☓
お手数をおかけいたしますが、
ご査証の程、何卒宜しくお願い申し上げます。==================
■氏名(場合により、ふりがなも)
■郵便番号
■住所
■電話番号
■メールアドレス
==================
履歴書・職務経歴書を作成する際に注意すべき5つのポイント
書き終わってから後悔しないためにも、事前にチェックしておきましょう!
1.黒色のペンかボールペンを使って書く
応募書類を書く際は、黒色のペンかボールペンを使いましょう!
鉛筆やシャープペンシル、消せるボールペンはマナー違反です。
2.古い履歴書・職務経歴書を使いまわさない
企業から返送された履歴書・職務経歴書を、そのまま他の企業で使い回すのは厳禁です。
使いまわした応募書類は日付が古いままなので、担当者にマイナスイメージを与えるからです。
そのため、選考を受けるごとに、応募書類を新しく書きましょう。
3.時間に余裕をもって作成する
応募書類は、時間に余裕をもって丁寧に書きましょう!
提出期限ギリギリになって書き始めると、焦ってミスが多くなる上に、ミスを見落としたまま提出する可能性があるからです。
単純なミスでマイナスイメージを与えないためにも、時間に余裕をもって作成しましょう。
4.志望する企業に向けた内容にする
履歴書・職務経歴書の内容は、志望する企業に合わせたものにしましょう。
応募する企業によって、求める人物像やスキルが異なるからです。
公式HPなどで企業情報をチェックして、志望動機や自己PRを、応募する企業に向けた内容にするのがベストです。
5.書き終わったら最後に見直しをする
応募書類を書き終わったら必ず見直して、記入ミスを防ぎましょう!
もし応募書類にミスがあると、採用担当者は「仕事でもミスしそうだな…」と感じてマイナスイメージにつながる可能性があるからです。
そのため、最後に全ての項目をもう一度見直してください!
履歴書・職務経歴書の添削に強い転職エージェントを使うのもおすすめ
ただ、実際に書いてみると次のような悩みがでてきます。
「履歴書を書いてみたけど、正しく書けているか不安…」
「志望動機と自己PRが上手に書けない…」
不安な人は、転職エージェントに相談してみるのがおすすめです。
転職エージェントは、無料で履歴書や職務経歴書の添削を行ってくれます。
また、転職エージェントは応募している企業の情報を持っていて、どのような人材を求めているかを把握しているので、応募企業に合った履歴書を作成できます。
履歴書のサポートが手厚い転職エージェントは次の3つです。
リクルートエージェント
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マイナビエージェント
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他社では扱っていない非公開求人を多数保有。ブラック企業が少なく求人の質が良い - 女性に寄り添った転職支援
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気になる人は、まずは気軽に相談してみましょう!
あなたの転職が成功することを祈っています!